Ziel
Die TeilnehmerInnen verstehen, wie Timeboxing dabei helfen kann, die Produktivität zu erhöhen.
Kontext
- Zeitmanagement
- Projektmanagement
Theoretischer Hintergrund
Timeboxing ist eine Methode, um mehr Effizienz bei Arbeitsvorgängen zu erreichen. Im Projektmanagement ist man üblicherweise mit drei Variablen konfrontiert: Kosten, Zeit und Qualität. Das Ziel im Umgang mit diesen drei Komponenten (auch ‚das magische Dreieck‘ des Projektmanagements genannt) ist es, ein Projekt mit geringen Kosten, in kurzer Zeit und hoher Qualität abzuschließen.
Eine Timebox fixiert schlicht und einfach, wie lange eine Person oder ein Team für eine festgelegte Aufgabe brauchen darf. Die Person / das Team darf in diesem Zeitfenster ausschließlich an der Aufgabe arbeiten. Es sollte dabei darauf geachtet werden, dass das Zeitfenster nicht zu groß ist.
Das magische Dreieck wird dadurch um eine Dimension (Zeit) reduziert. Zusätzlich wird der Faktor Kosten in den meisten Anwendungsfällen zumindest kalkulierbarer, da das Team fixiert wurde und das Zeitfenster relativ klein ist. Kleine Zeitfenster sind in sowohl in Bezug auf Kosten als auch auf die mögliche Qualität viel besser abschätzbar als große.
Das Team kann sich somit fast ausschließlich dem Thema Qualität widmen. Es entsteht ein Gefühl der Dringlichkeit und Nebensächlichkeiten werden beiseitegeschoben.
Alle Interaktionen des Teams können unter dem ausschließlichen Gesichtspunkt Zeit berücksichtigt werden. Um die Sinnhaftigkeit eines Meetings zu klären, muss man nur wissen ob man dadurch bessere Qualität in der vorgegebenen Zeit erreichen kann. Dadurch können derartige Interaktionen optimiert werden.
Man kann eine Timebox auch in weitere Timeboxes unterteilen. So wird zum Beispiel in SCRUM oft ein Entwicklungsschritt (Sprint) mit einer Timebox von einem Monat fixiert. Dieser wird dann wiederum in Timeboxes von jeweils einem Tag (daily scrum) unterteilt.
Die Methode kommt ursprünglich aus der agilen Softwareentwicklung (SCRUM, extreme programming), kann aber auch in sehr vielen anderen Anwendungsgebieten und im persönlichen Zeitmanagement Verwendung finden.
Praktische Umsetzung
Timeboxing kann einfach nur als theoretischer Input gebracht werden und ist als solcher auch sehr leicht verständlich. Es erweist sich als hilfreich, das Dreieck zu visualisieren sowie die Möglichkeit, dass eine Timebox nochmals in weitere Timeboxes unterteilt werden kann, anzusprechen.
Will man die Methode vertiefen, eignet es sich sehr gut, wenn man sie in einer beliebigen praktischen Übung einbaut.
So kann beispielsweise jede konstruktive Übung (Turmbau, Kugelbahn, Eierflugmaschine, etc.) in mehrere vorgegebene Timeboxes unterteilt werden. Will man die positiven Effekte herausstreichen, kann zum Beispiel einer Kleingruppe die Übungsaufgabe mitgeteilt werden, ohne dass der ihr zur Verfügung stehende Zeitrahmen (an sich schon eine Timebox) weiter unterteilt wird. Die anderen Kleingruppen erhalten mehrere Timeboxes. Zum Beispiel: 15 Minuten Planung, 10 Minuten Prototyp-Bau, 30 Minuten Bau.
Wenn man möchte, dass alle TeilnehmerInnen den Unterschied spüren, kann man auch zwei derartige Übungen im Zuge eines Seminars durchführen, wobei es bei der ersten keine Vorgaben gibt und bei der zweiten die Arbeitsschritte in Timeboxes unterteilt werden. Anschließend lässt sich sehr gut über die Vor- und Nachteile der jeweiligen Herangehensweise diskutieren.
Kommentar
Eine interessante Variante ist es, eine Timebox nicht als maximale Dauer zu sehen, sondern vielmehr als minimale Zeit die man mit einer Arbeit verbringen wird. Dadurch kann man verhindern, dass man ob der Größe der Aufgabe in eine Art Schreckstarre verfällt. Will man am Ende der Timebox aufhören ist das in Ordnung. Manchmal passiert es jedoch, dass nur der Anfang schwer ist und man gerne über die minimale Zeit hinaus arbeitet.
Die Pomodoro-Technik baut auf dem Konzept des Timeboxings auf und ergänzt es um allgemeine Prinzipien für ein erfolgreiches persönliches Zeitmanagement.
Richtiger Zeitpunkt/Voraussetzungen
Es gibt keine besonderen Voraussetzungen.
Querverweise
- Pomodoro Technik
- Scrum
- Extreme Programming
Weiterführende Literatur
Timeboxing in Scrum:
Beispiel-Training (15 – 75 Minuten)
| Zeit | Beschreibung | Material |
| 15’ | Theorie-Input | Evtl. Flipchart |
| 60’ | Optional: Konstruktive Übung (Turmbau, Kugelbahn, Eierflugmaschine, etc. ) unter Anwendung des Timeboxings | Material je nach Übung |