Parkinsonsches Gesetz

Cyril Northcote Parkinson (1955)

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Ziel

Den TeilnehmerInnen wird dargelegt, warum Arbeitszeit und Arbeitsoutput nicht zwingend etwas miteinander zu tun haben. Parkinson untersuchte die Britische Verwaltung in der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts. Das auf recherchierten Fakten beruhende Gesetz wurde von ihm auf humorvolle Art und Weise dargelegt.

 

Kontext

• Zeitmanagement
• Projektmanagement

 

Theorie & Praktische Einführung

(basierend Parkinsons Essay im Economist vom 19. November 1955)

 

Parkinson formulierte in einem Essay im Jahre 1955 das Parkinsonsche Gesetz wir folgt:

„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ („work expands so as to fill the time available for its completion“)

 

Er brachte dazu zunächst ein humorvolles Beispiel und unterlegte seine Behauptung anschließend mit Statistiken über die Anzahl der Beamten in der britischen Verwaltung.

 

Beispiel:

Eine alte Dame will einen Brief an ihre Nichte schreiben. Sie hat mehr als genug Zeit. Sie verbringt daher zunächst eine Stunde damit, die Postkarte auszusuchen. Eine weitere um ihre Brille und eine halbe Stunde um die Adresse ihrer Nichte zu suchen. Nun kann Sie die Postkarte schreiben, wofür sie sich 1 ¼ Stunden Zeit nimmt. Als letztes muss sie nun die Postkarte in den Postkasten in der nächsten Straße werfen. Zunächst braucht sie aber noch 20 Minuten um zu entscheiden, ob sie einen Regenschirm mitnehmen soll oder nicht.

 

Prakinson vergleicht dies mit einem gestressten Mann, der dafür 3 Minuten braucht.

 

Um sein „Gesetz“ nicht nur auf Anekdoten basieren zu lassen, nahm er die Statistik über die Anzahl der Beamten in der britischen Verwaltung heran:

 

Seine These besagt, dass ein Beamter sich früher oder später überarbeitet fühlt (z.B. weil er altert). Er hat nun nur drei Möglichkeiten: a) kündigen, b) einen Kollegen / eine Kollegin B einstellen, die/der ihm gleichgestellt ist und ihn bei seiner Arbeit unterstützt oder c) zwei KollegInnen einstellen die ihm unterstellt sind. Er folgert, dass wohl noch nie jemand a) oder b) gewählt hat. Im ersteren Fall würde er auf seine Pension verzichten und im zweiten Fall würde er sich unnötige Konkurrenz bei zukünftigen Beförderungen einhandeln.

Die bisherige Arbeit wird nun aber nicht auf drei aufgeteilt. Vielmehr werden die drei BeamtInnen dafür sorgen, dass sie durch interne Memos, Richtlinien & Co genau so viel Arbeit haben wie sie bewältigen können.

 

Parkinson analysierte die Anzahl der Beamten in der britischen Verwaltung und fand heraus, dass die Zunahme an Verwaltungsbeamten pro Jahr stets zwischen 5,15% und 6,56% lag. Und das, obwohl die Arbeit des jeweiligen Ministeriums im Untersuchungszeitraum nachweislich geringer wurde.

 

Er goss seine Erkenntnis in folgende Formel:

x=(2k^m+p)/n

 

x… Anzahl an neuen Verwaltungsbeamten pro Jahr

k… Anzahl an Verwaltungsbeamten die eine Beförderung durch das Anstellen von Untergebenen anstreben

p…  Differenz zwischen dem Jahr der Anstellung der Untergebenen und der Pensionierung

m… Anzahl der Mannstunden welche für das Anfertigen von Memos verwendet wird

n… Die Anzahl der Verwaltungseinheiten die von den Beamten tatsächlich erledigt werden.

 

Parkinson geht in seinem Essay sogar soweit, dass die ursprüngliche Aufgabe auch komplett entfallen könnte und die Anzahl der Beamten würde sich dennoch erhöhen.

 

Zusammenfassend, sagt Parkinsons Gesetz zwei Dinge aus:

1)      Es wird (in einer Verwaltung) nie jemanden geben die/der nichts zu tun hat. Denn „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

2)      Die Anzahl der MitarbeiterInnen (in einer Verwaltung) wird nach obiger Formel stetig zunehmen, auch wenn die zu bewältigenden Aufgaben weniger werden.

 

Kommentar

Auch wenn es sich beim Parkinsonschen Gesetz nur um eine humorvolle Betrachtung des britischen Verwaltungsapparates von 1955 handelt, kann es – im geeigneten Rahmen – sehr gut als Ausgangspunkt für oder Kristallisationspunkt in Diskussionen dienen, in welchen Effizienz Thema ist.

Im seinem auch auf Deutsch übersetzten Buch stellt Parkinson noch weitere Gesetze auf, die immer wieder in abgewandelter Form als Anekdoten verwendet werden. Unter anderem: „Die auf einen Tagesordnungspunkt verwendete Zeit ist umgekehrt proportional zu den jeweiligen Kosten.“

 

Richtiger Zeitpunkt/Voraussetzungen

Da es sich um eine humorvoll überspitzte Formulierung handelt, sollte der Zeitpunkt gut gewählt werden. Richtig eingesetzt kann es Diskussionen sehr gut auslösen oder aber auch zusammenfassen.

 

Querverweise

• Zeitmanagement
• Selbstmanagement

 

Weiterführende Literatur

Der Originalartikel (Englisch)

Cyril Northcote Parkinson: „Parkinson’s Law“. The Economist, 19. November 1955 – http://www.economist.com/node/14116121

 

Parkinsons Buch mit diesem und weiteren Essays